○豊頃町文書事務取扱規程

平成9年12月22日

訓令第1号

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(適用範囲)

第2条 豊頃町における文書事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 課 豊頃町課設置条例(平成17年条例第22号)第1条に規定する課をいう。

(2) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、豊頃町が保有しているものをいう。

(3) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(4) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(5) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の一定の場所に収納しておくことをいう。

(6) 文書の保存 文書を書庫等事務所以外の場所に収納しておくことをいう。

(7) 電子署名 電磁的記録(電子計算機による情報処理の用に供されるものに限る。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認できるものであること。

(8) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。

(文書主義)

第4条 事務を処理するにあたっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

(帳票の種類)

第5条 文書事務の取扱いに使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 文書収発件名簿(別記様式第1号)

(2) 特殊文書配付簿(別記様式第2号)

(3) 電報配付簿(別記様式第3号)

(4) 受付印(別記様式第4号)

(5) 決定書(別記様式第5号)

(6) 料金後納郵便物差出票(別記様式第6号)

(7) 文書保存簿(別記様式第7号)

(8) 令達発件簿(別記様式第8号)

(9) 電話・口頭事務処理書(別記様式第9号)

(文書主管課)

第6条 文書の収発、完結文書の保管並びに保存は、主管課とする。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置等)

第7条 文書取扱責任者は、課又は出先機関の長(以下「課長等」という。)とする。

2 課長等は、文書取扱者を指定し、又は異動等により変更したときは、速やかに総務課総務係(以下「総務係」という。)に通知しなければならない。

3 文書取扱者は、文書取扱責任者の指揮を受け、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 課の文書の収受、発送、決裁及び合議文書の整理に関する事項

(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関する事項

(3) 未完結文書の追求に関する事項

(4) 完結文書の移換え及び廃棄に関する事項

(5) 文書収発件名簿の記載及び整理に関する事項

(6) 完結文書の保管、保存及び引継ぎに関する事項

(電子文書取扱主任)

第7条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を置く。

2 電子文書取扱主任は、地方公共団体組織認証基盤における豊頃町認証局鍵情報等利用規程(平成15年訓令第6号)第6条に規定する鍵情報等行使者をもって充てる。

(文書収発番号)

第8条 文書収発件名簿に記載する文書には、その会計年度の数字及び記号番号を付さなければならない。

2 文書の記号は、「豊」の次に別表に定める記号を付し、収受文書は「収」、町が自発的にその意志を決定して発するものは「発」の記号を付けて課別の収発番号を記載しなければならない。ただし、各課間の往復文書については「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は必要としない。

3 文書の番号は、記号ごとに毎年4月1日から翌年3月31日までの一連番号による。

4 前項の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書に当初の収受文書の記号及びその番号の次に「の2、の3」等の枝番号を付けなければならない。

第2章 収受及び配付

(収受文書の処理)

第9条 到着文書は、総務係において収受し、次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書は、親展及び書留の記載のあるものを除き、すべて開封し、その右上欄余白に受付印を押印する。

(2) 親展文書及び書留文書は、封筒の表面上欄に受付印を押印し、特殊文書配付簿に記載する。

(3) 添付物の表示があって添付物が欠けている文書は、その旨を表示し、発信者へ照会する。

(4) 訴願、訴訟及び審査請求その他収受の日時が権利の得喪に関する文書は、第1号による手続のほか、収受の時刻を明記し、取扱者は、封筒を添付する。

(5) 電報は、電報配付簿に記載する。この場合親展電報は閉封のままとし、親展以外のもので約字を用いたものは訳文を添書する。

(6) 小包及び小荷物は、右上部に受付印を押印する。

2 前項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書は、電子文書取扱主任において電子署名を検証し、形式を確認した後、発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信し、受領通知を送信した文書については、速やかに紙に出力するとともに、当該文書を総務係に回付し、総務係は前項第1号の例により処理するものとする。

3 勤務時間外に到着した文書は、日直者が保管し、次の勤務日に総務係に引き継がなければならない。ただし、電報・速達、至急その他緊急に措置することを要すると思われるものについては、直ちに関係職員に連絡しなければならない。

(受付印を要しない文書)

第10条 収受文書中、戸籍法(昭和22年法律第224号)及び住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく届書及び申請書には、受付印を押印してはならない。

(配付)

第11条 第9条の規定により処理された収受文書は、副町長の閲覧を経て総務係が次の各号により主管課の文書棚に配付する。

(1) 収受文書は、総務課長がその文書の主管を決定する。

(2) 主管の判定において2以上の課等に関連する文書は、その関係の深い課にこれを決定する。

(配付文書の受付)

第12条 総務係から収受文書の配付を受けた文書取扱者は、別に定める文書基本分類表により配付文書に分類番号及び保存年限を記入しなければならない。

2 前項による処理後、文書取扱者は、文書取扱責任者に文書を回付しなければならない。ただし、次の各号の一に該当するときは、先に町長の閲覧に付さなければならない。

(1) 処理前に町長の閲覧に付す必要のあるもの

(2) 重要な文書で町長の指揮により処理する必要のあるもの

(配付文書の事故処理)

第13条 文書取扱責任者は、配付文書で当該課の主管でないと思われるものは、速やかにその旨を当該文書の余白に記入し、総務係に返付しなければならない。

2 親展文書で開封後機密に属せず一般文書の手続を必要とするときは、封筒を添えて総務係に返付しなければならない。

(配付文書の処理期日)

第14条 配付文書は、原則として3日以内に処理しなければならない。

(主管課で収受した文書)

第15条 主管課で直接文書を収受したときは、速やかに封筒を添えて総務係へ回付しなければならない。

2 電話又は口頭による受付は、電話・口頭事務処理書で処理しなければならない。

第3章 起案及び合議

(起案)

第16条 事務処理の起案(電話又は電報による収発を含む。)は、決定書により、次の各号に留意して作成しなければならない。

(1) 重要案件については、立案の趣旨を摘記すること。

(2) 立案の経過を知りやすくするため、必要に応じその参考資料又は法規等を添付すること。

(3) 合議欄の表示は、関係の深い課等から順次記入し、順次の定めがたいものは組織順に記入すること。

(4) 処理期限の定まっているもの又は発送を要する文書で書留、速達等特殊の扱いを要するものは、該当欄に朱記すること。

(5) 専決により町長の決裁を要しない起案は、決定書の決裁欄をその専決の内容により斜線でまっ消すること。

2 前項の規定にかかわらず、閲覧に止まるもの又は定例の報告などは、当該文書の余白に必要事項を記載して処理することができる。

(帳票による処理)

第17条 定例の事項については、帳票により処理することができる。

(起案文書の審査)

第18条 第16条の規定による起案文書で、次の各号に掲げる起案文書は、すべて登録前に総務課長の審査を受けなければならない。ただし、別に定める起案文書はこの限りでない。

(1) 条例、規則、訓令、告示及び要綱その他例規の制定及び改廃に関する事項

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要する事項

(3) 前各号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認める事項

2 起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に文書取扱責任者の形式審査を受けなければならない。

3 前項の形式審査は、次の各号に重点をおいて行うものとし、訂正することにより、文意を変えてはならない。ただし、訂正箇所が多数ある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

(1) 文体について

(2) 用語について

(3) 用字について

(4) 分類番号及び保存年限について

(起案文書の登録)

第19条 起案文書は、主管課において文書収発件名簿に登録しなければならない。ただし、審査を要しない起案文書にあってはこの限りでない。

(合議)

第20条 他の課等に関連する事務は、その合議を経て決裁を受けなければならない。

2 合議の順序については、第16条第1項第3号を準用する。

3 前項の合議について、関係課等の意見が異なるときは、お互いに協議し、なお、双方の意見が一致しないときは、副町長又は町長がこれを決定する。

4 起案文書の回議中、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。

5 合議文書は、遅滞なく処理するものとする。

(合議の特例)

第21条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案、訓令案及び指令案

(2) 議会に提出する文書案

(3) 行政上及び民事上の争訴に関する事案

(4) その他重要又は異例に属するもの

(決裁年月日)

第22条 起案文書で決裁の終了したものは、当該起案者において決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 法規文書及び令達文書

(法規文書及び令達文書の種類)

第23条 法規文書及び令達文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 庁中の全部又は一部に対し、一般的に指揮命令するもの

 訓 庁中の全部又は一部に対し、個別的に指揮命令するもの

 内訓 訓令又は訓のうち機密に属するもの

 達 特定の団体又は個人に対し、指揮命令するもの

 指令 申請、出願等に対し、指示、命令するもの

 庁達 庁中の全部又は一部に対し、事務執行上その取扱要領及び処理上必要な事項を定めるもの

(令達事務)

第24条 令達文書は、総務係に備付けの令達発件簿に登録して処理しなければならない。

(公告)

第25条 法規文書、令達文書その他の文書で公示又は公表しようとするときは、豊頃町公告式条例(昭和25年条例第11号)により公告しなければならない。

第5章 浄書

(浄書の方法)

第26条 浄書すべき決裁文書は、主管課において行う。

2 浄書後浄書及び校合担当者は、決裁文書の当該欄に認印しなければならない。

第6章 発送

(発信者名)

第27条 文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、次の各号の一に該当する文書は、当該各号の定める発信者名をもってすることができる。

(1) 主管課が対外的に発送する文書のうち、その内容が軽易であると認めたものは、副町長名又は課長名等

(2) 庁内の往復文書及びこれに類するものは、副町長名又は課長名等

(発送文書の公印)

第28条 発送する公文書のうち総務課長が指定したものは、公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上総務課長が不用と認めるものは、これを省略することができる。

2 総合行政ネットワークシステム文書においては、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものについてはこれを省略することができる。

3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印若しくは打抜機により特定の記号をもって全葉を一括して穿孔しなければならない。

(発送手続)

第29条 主管課等で文書を発送する場合は、次の各号に掲げる手続を経て、総務係に回付しなければならない。

(1) 担当者は、施行年月日を決裁文書の当該欄に記入及び認印する。

(2) 担当者は、前号の手続を終了後、決裁文書を文書取扱者に回付し、浄書された文書に添付文書があるときは、当該文書を添付し、あて名記入の封筒にそう入後、封をする。

(3) 前号の発送文書の封皮に担当係名を記入する。

(4) 決裁文書は、文書取扱者が保管する。

2 前項の規定にかかわらず、電報による発送は、その決裁文書を総務係に回付しなければならない。この場合総務係は、発送手続が終了後、施行年月日を決裁文書の当該欄に記入及び認印し主管課等の文書取扱者に返付する。

3 総務係において、発送文書の回付を受けた場合は、次の各号に掲げる取扱いを経て発送しなければならない。

(1) 書留、速達等特殊な事務取扱いを要する文書は、封筒に「書留」「速達」その他所定の表示をする。

(2) 前号以外の文書は、数量を確認の上、所定の手続により処理する。

(3) 前2号により発送取扱いを終えたときは、料金後納郵便差出票により発送する。

4 担当者は、郵便発送締切後において文書の発送を要する場合は、退庁時間の30分前までに、総務係にその旨を連絡しなければならない。

第6章の2 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第29条の2 文書取扱に関する事項のうち、第27条並びに第28条第1項及び第2項ただし書による簡易な文書等(以下「簡易文書等」という。)の発送及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象機関等)

第29条の3 前条の規定により電子メールを利用することができる相手方は、豊頃町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して簡易文書等を収発することについて同意を得た機関とする。

(送信)

第29条の4 電子メールを利用することができる簡易文書等は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールを利用する簡易文書等は、送信することにより文書が発せられたものとみなす。

(収受)

第29条の5 職員は、電子メールにより受信したもののうち公文書と特定されるものについては、速やかに紙に出力するものとする。

2 前項の規定により出力した文書は、第11条の例により処理するものとする。

第7章 保管、保存及び廃棄

(完結文書の編集)

第30条 完結文書は、主管課において完結の順序により次の各号に従って編集し、その索引を付さなければならない。

(1) 普通文書及び令達文書の指令に関するものにあっては会計年度別に、令達文書及び法規文書にあっては暦年別に編集する。ただし、数年にわたる事件に関する文書は、事件完結の年に編集する。

(2) 文書の区分は、文書基本分類表の分類番号ごとの保存年限別とする。

(3) 類、目の多岐にわたる文書は、関係の最も深い類目に編入する。

(4) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、別に編集し、この旨当該文書に記入する。

(保存年限)

第31条 文書の保存年限は、法令等の規定により保存期間の定める文書を除き、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、その基準は、次の各号に定めるとおりとする。

(1) 永年に属するもの

 条例、規則その他重要な例規文書の公布原議

 町議会に関する重要なもの

 町史の資料となる重要書類

 予算、決算及び出納に関する文書で特に重要なもの

 国又は道等の令達文書で特に重要なもの

 国又は道その他関係官公庁との重要な照復文書及び報告書等で将来の参考又は例証となるもの

 表彰、褒賞及び儀式に関する文書で重要なもの

 職員の進退、賞罰等に関する文書及び履歴書

 町の区域及び境界変更等に関する書類

 審査請求、訴訟、訴願及び和解に関する重要なもの

 町有財産に関する文書で重要なもの

 統計書で将来の参考又は例証となるもの

 貸付金、補助金等に関する文書で特に重要なもの

 許可、認可その他行政処分に関する書類で特に重要なもの

 町の沿革に関する文書及び町勢要覧その他の要覧

 工事等に関するもので特に重要なもの

 契約その他権利義務に関する文書で特に重要なもの

 行政機関、公の施設等の設置及び廃止に関する文書

 退職給付金の裁定に関する文書

 消防団に関する重要なもの

 その他永久保存の必要があると認められる文書

(2) 10年に属するもの

 重要な工事に関する設計書、工事命令書及び検定書

 町議会に関するもの

 契約その他権利義務に関する文書で重要なもの

 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの

 建議書、請願書、陳情書等で重要なもの

 備品の出納に関する重要なもの

 補助金、貸付金等で重要なもの

 原簿、台帳等で重要なもの

 許可、認可その他行政処分に関する書類で重要なもの

 統計書、試験研究資料等で重要なもの

 消防団に関するもの

 その他10年保存の必要があると認められる文書

(3) 5年に属するもの

 消耗品及び材料に関する重要なもの

 許可、認可その他行政処分に関する文書

 建議書、請願書、陳情書等

 予算、決算及び出納に関する文書

 調査報告及び統計資料

 一般照復文書

 原簿又は台帳及び登記原因となった文書

 人事(進退、賞罰等に関するものを除く。)に関する文書

 町税等各種公課に関する文書

 給与等に関する文書

 その他5年保存の必要があると認められる文書

(4) 3年に属するもの

 官報及び北海道公報

 建議書、請願書、陳情書等で軽易なもの

 調査報告及び統計資料で軽易なもの

 一般照復文書

 その他3年保存の必要があると認められる文書

(5) 1年に属するもの

永年、10年、5年及び3年に属しない文書

(保存年限の始期)

第32条 文書の保存年限は、文書完結の翌年度又は翌年から起算する。

(保管)

第33条 編集された文書は、主管課において保管しなければならない。

2 前項の保管期間は、文書の保存年限に算入する。

(文書保存簿の引継)

第34条 主管課で調製した文書保存簿の1部は保存簿冊の索引に使用し、1部は総務課に引継ぐものとする。

(廃棄)

第35条 編集された文書で保存年限を経過したものは、主管課において町長の決裁を経て廃棄しなければならない。

2 前項の規定により廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、切断等確実な方法により処分しなければならない。

この訓令は、平成10年1月1日から施行する。

(平成10年3月27日訓令第8号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

(平成13年3月19日訓令第5号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(平成15年7月1日訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成16年3月5日訓令第3号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(平成17年1月31日訓令第2号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(平成17年6月24日訓令第7号)

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

(平成18年3月29日訓令第8号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年3月28日訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年3月21日訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年6月29日訓令第3号)

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

(平成28年3月1日訓令第9号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成28年3月8日訓令第13号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成30年3月8日訓令第3号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(令和4年3月22日訓令第9号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(令和4年3月29日訓令第17号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

別表(第8条関係)課名記号一覧表

課名

記号

課名

記号

総務課

福祉課

企画課

産業課

住民課

施設課

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豊頃町文書事務取扱規程

平成9年12月22日 訓令第1号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成9年12月22日 訓令第1号
平成10年3月27日 訓令第8号
平成13年3月19日 訓令第5号
平成15年7月1日 訓令第3号
平成16年3月5日 訓令第3号
平成17年1月31日 訓令第2号
平成17年6月24日 訓令第7号
平成18年3月29日 訓令第8号
平成19年3月28日 訓令第10号
平成20年3月21日 訓令第5号
平成21年6月29日 訓令第3号
平成28年3月1日 訓令第9号
平成28年3月8日 訓令第13号
平成30年3月8日 訓令第3号
令和4年3月22日 訓令第9号
令和4年3月29日 訓令第17号